RGPD : être prêt en 2019
Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018. Comme il s’agit d’un règlement européen, et non pas d’une directive, le texte est entré en application simultanément dans tous les Etats membres de l’Union européenne, sans transposition dans les droits nationaux. Autrement dit, le Parlement français n’a pas eu besoin de voter la transposition du texte en France.
Depuis le 25 mai 2018, tout traitement en infraction avec le RGPD peut déboucher sur des sanctions. Des amendes jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel de l’exercice précédent peuvent être prononcées. C’est le montant le plus élevé qui est retenu entre ces deux cas de figure. Pour les géants du web comme Facebook ou Google, la note pourrait atteindre des dizaines ou des centaines de millions d’euros. Cependant, les multinationales ne sont pas forcément les entreprises les plus exposées car elles ont des armées de juristes et d’experts qui travaillent à plein temps sur le sujet. En revanche, le risque est plus élevé pour les petites entités comme les TPE, PME ou associations, souvent peu renseignées sur le sujet.
Le rôle de la Cnil dans le RGPD
Comme auparavant, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) procède à des vérifications dans les locaux des organisations ou en ligne. Les contrôles sont effectués sur la base d’un programme annuel, des plaintes reçues par la Cnil, ou encore des informations présentes dans les médias. Ils peuvent également faire suite à un précédent contrôle. Etant donné que les principes fondamentaux de la protection des données restent globalement inchangés (sécurité des données, loyauté du traitement, durée de conservation…), ils continuent donc à faire l’objet de vérifications rigoureuses de la part de la Cnil.
En revanche, les nouvelles obligations et les nouveaux droits résultant du RGPD (droit à la portabilité, analyses d’impact…) font l’objet de contrôles. Mais ils sont dans un premier temps non punitifs. L’objectif est d’aider les organismes à bien comprendre les enjeux et la mise en œuvre opérationnelle des nouvelles dispositions. Si l’entité est de bonne foi et qu’elle est engagée dans une démarche de conformité, la Cnil n’appliquera aucune sanction durant les premiers mois qui suivent l’entrée en vigueur du règlement. Autre nouveauté à noter, les contrôles effectués sur les acteurs internationaux sont réalisés par plusieurs organismes afin de rendre une décision à portée européenne.
Les 4 principes clés du RGPD
Du RGPD se dégage quatre principes clés : le consentement, la transparence, le droit des personnes et la responsabilité (accountability).
- Le consentement.
- L’article 7 stipule que « le consentement devrait être donné par un acte positif clair par lequel la personne concernée manifeste de façon libre, spécifique, éclairée et univoque son accord au traitement des données à caractère personnel la concernant, par exemple au moyen d’une déclaration écrite, y compris par voie électronique, ou d’une déclaration orale. » Le consentement peut être retiré à tout moment par les personnes le demandant.
- Pour les entreprises à caractère BtoB, la collecte du consentement n’est pas obligatoire si la finalité de la collecte est bien respectée (les cases pré-cochées sont autorisées).
- La transparence.
- Comme il est précisé dans l’article 12 du RGPD, les organisations doivent fournir aux individus des informations claires et sans ambiguïté sur la façon dont sont traitées leurs données. Celles-ci doivent être accessibles par tous, via des documents contractuels, des formulaires de collecte ou les pages « privacy » des sites web.
- Le droit des personnes.
- De nouveaux droits sont apparus dans le règlement comme le droit à l’oubli pour tous les utilisateurs. Les organisations n’ont plus qu’un mois (au lieu de deux) pour supprimer les données suite à une demande.
- Le droit à la portabilité des données est aussi une nouveauté. Il permet à un individu de récupérer les informations qu’il a fournies sous une forme réutilisable pour, le cas échéant, les transférer à un tiers.
- Le principe de responsabilité (accountability).
- Il regroupe toutes les mesures qui visent à responsabiliser davantage les entreprises dans le traitement des données à caractère personnel. Les organismes doivent par exemple mettre en place des mesures adéquates pour garantir la sécurité des données.
- Elles doivent également appliquer le « privacy by design », un concept qui impose de réfléchir à la protection des données personnelles en amont de la conception d’un produit ou d’un service. Elles doivent aussi choisir des sous-traitants qui soient conformes au RGPD ou encore désigner un data protection officer (DPO), chargé de contrôler la conformité de l’organisme avec le RGPD.
Le DPO, chef d’orchestre du RGPD
Le délégué à la protection des données personnelles ou data protection officer en anglais est chargé d’assurer la mise en conformité RGPD de l’organisme pour lequel il travaille. Il doit s’assurer que les collaborateurs respectent les dispositions du règlement quand ils utilisent des données à des fins commerciales ou à des fins internes (au sein des logiciels RH par exemple). Il est donc amené à collaborer avec tous les départements.
La désignation d’un DPO est obligatoire pour « les autorités ou les organismes publics, les organismes dont les activités de base les amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle et les organismes dont les activités de base les amènent à traiter à grande échelle des données dites sensibles ou relatives à des condamnations pénales et infractions », précise la Cnil. Enfin, le DPO peut être mutualisé, c’est-à-dire désigné pour plusieurs organismes sous certaines conditions (être facilement joignable par exemple).
Le DPO est en quelque sorte le successeur du correspondant informatique et libertés (CIL), facultatif depuis 2005, qui est chargé de veiller au respect de la loi Informatique et libertés dans les organismes publics et privés. Les missions du DPO sont toutefois plus strictes. Il doit être doté de certaines qualifications (qualités professionnelles, connaissances du droit en matière de protection de données). Ses missions diffèrent toutefois du CIL puisqu’il a une dimension de conseil et de sensibilisation sur les nouvelles obligations du règlement.
RGPD : le PDF du texte
Pour ceux qui souhaitent lire l’intégralité du règlement général sur la protection des données personnelles, le voici ci dessous au format PDF ou à télécharger en cliquant ici.